گارتنر در تعریف سامانه بانکداری متمرکز چنین بیان می‌کند: «سامانه‌ای که به‌عنوان هسته مجموعه سامانه‌ها، تراکنش‌های روزمره بانکی را پردازش می‌کند و اطلاعات حساب‌ها و سایر اقلام مالی آن را روزآمد می‌سازد.» مهاجرت به چنین سامانه‌ای برای بانک‌ها مستقل از اندازه و نوع فعالیت آنها، اجتناب‌ناپذیر است، اما این فعالیت علی‌رغم ضرورت آن، چالش‌های بسیاری به‌همراه دارد. یکی از مهم‌ترین این چالش‌ها، انتخاب نوع مهاجرت است.
امروزه اغلب تامین‌کنندگان سامانه‌های بانکداری متمرکز، راه‌حل‌های مهاجرت به این سامانه را نیز به مشتریان خود عرضه می‌کنند. البته به‌طور معمول، تامین‌کنندگان، انواع روش‌های مهاجرت را پشتیبانی‌کرده و انتخاب روش مهاجرت را برعهده مشتریان خود می‌گذارند. هرچند در این انتخاب استراتژیک، نقش همراه و مشاور را برای مشتریان خود ایفا می‌کنند.
فرمول و قاعده مشخصی را برای انتخاب روش مهاجرت نمی‌توان ارائه کرد. مجموعه‌ای از ویژگی‌های بانک، نظیر اندازه بانک، نوع و سابقه فعالیت، نوع مشتریان، تنوع خدمات، وضعیت داده‌ها و سامانه‌های فعلی در کنار رویکردها و تصمیمات مدیران پروژه در مواردی همچون میزان بودجه تخصیص‌داده‌شده، زمان پیش‌بینی‌شده برای اجرای پروژه مهاجرت، سطح ریسک‌پذیری و حداکثر زمان قابل‌‌قبول قطعی سرویس در زمان مهاجرت، در انتخاب روش مهاجرت موثر هستند. هرچند دسته‌بندی‌هایی برای انواع روش‌های مهاجرت ذکرشده اما متداول‌ترین آنها، تقسیم به دو روش مهاجرت یک‌باره (بیگ‌بنگ) و تدریجی است. مهاجرت بیگ‌بنگ به معنی تغییر یک‌باره سامانه موجود به سامانه جدید، همراه با انتقال داده‌ها به سامانه جدید است؛ به‌نحوی که پس از مهاجرت، تمامی خدمات و فعالیت‌های بانک در سامانه جدید انجام‌شده و فعالیت سامانه‌های قبلی متوقف شود. درمقابل، مهاجرت تدریجی، شامل انتقال تدریجی داده‌ها و خدمات بانک به سامانه جدید است که معمولا مستلزم آن است که در بازه زمانی مهاجرت، هر دو سامانه جدید و قدیم فعال باشند. در نگاه اول، مهاجرت بیگ‌بنگ بسیار پرچالش و پرریسک ارزیابی می‌شود، اما مجموعه مزایای متعدد آن سبب‌شده تا اقبال به این روش قابل توجه باشد. مهم‌ترین مزایای مهاجرت بیگ‌بنگ را می‌توان به شرح زیر برشمرد:
صرفه‌جویی در هزینه: با توجه به زمان کوتاه مهاجرت، صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها صورت می‌گیرد. از سوی دیگر نیاز به توسعه ابزارهای ارتباطی میان سامانه قدیم و جدید وجود نداشته و هزینه‌ای نیز صرف نگهداری هم‌زمان دو سامانه نمی‌شود.
صرفه‌جویی در زمان: مهاجرت بیگ‌بنگ سریع‌ترین روش مهاجرت بوده و در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌شود.
طولانی‌نشدن پروژه: در مهاجرت بیگ‌بنگ کل فعالیت مهاجرت به یک‌باره و در بازه زمانی کوتاه (از چند ساعت تا نهایتا چندروز) انجام می‌شود و با توجه به قطعی و اختلال در خدمات بانک، امکان طولانی‌شدن آن عملا وجود ندارد و زمان تعیین‌شده چندان دستخوش تغییر و تمدید نمی‌شود.
مدیریت بهتر سامانه‌ها پس از مهاجرت: ازآنجاکه در این روش چالش‌های ارتباطی میان سامانه‌های جدید و قدیم وجود ندارد، مدیریت یکپارچه سامانه‌های فعال بانک امکان‌پذیر بوده و درنتیجه، بانک با اختلال و چالش کمتری از این حیث مواجه می‌شود.
درمقابل، مهاجرت بیگ‌بنگ با چالش‌هایی همراه است که به برخی از آنها اشاره می‌شود:
ریسک بالای مهاجرت: هرگونه خطا یا اشکال در فرایند مهاجرت، کل خدمات را در گستره کل بانک با اختلال مواجه می‌سازد و طولانی‌شدنش می‌تواند ریسک پروژه را به‌شدت افزایش دهد.
خطای مهاجرت داده‌ها: بسته به اینکه داده‌ها از چه تعداد سامانه مبدا و با چه شرایطی (از نظیر تمیزبودن داده) منتقل شوند، همچنین روش انتخابی انتقال داده‌ها، این امکان وجود دارد که پس از مهاجرت، سامانه با خطای ناشی از داده‌های کثیف یا اشتباه مواجه شود.
قطعی اجتناب‌ناپذیر: هرچند تلاش بسیاری صورت می‌گیرد تا مهاجرت بیگ‌بنگ در کوتاه‌ترین زمان ممکن صورت گیرد، اما با توجه به زمان لازم برای انتقال داده‌ها، قطعا این زمان صفر نخواهد بود.
انطباق همکاران بانک با تغییرات وسیع صورت‌گرفته: هرچند تغییرات وسیع در زمان کم، از یک بعد مزیت محسوب می‌شود، اما از زاویه دید همراهی همکاران با این تغییرات، نقطه‌ضعف بوده و می‌تواند سازمان بانک را با چالش مواجه کند.
کاهش ریسک‌های مهاجرت بیگ‌بنگ
نمی‌توان هیچ یک از روش‌های مهاجرت به سامانه بانکداری متمرکز را مطلقا بهترین دانست بلکه هر بانک باید با توجه به شرایط و ملاحظات خود تصمیم بگیرد که در کجای طیف روش‌های مهاجرت بایستد. هرچند مهاجرت بیگ‌بنگ مزایای متعددی دارد، لیکن در انتخاب این روش، باید به چالش‌های آن نیز توجه کرد. برای مدیریت و کاهش ریسک‌های مهاجرت بیگ‌بنگ به‌کارگیری رویکردهای زیر توصیه می‌شود:
- انجام دقیق و برنامه‌ریزی‌شده گام‌های قبل از مهاجرت به‌منظور حصول بیشترین اطمینان از آمادگی برای مهاجرت
- شناسایی موانع و ریسک‌های پروژه مهاجرت و اتخاذ رویکرد مناسب برای مدیریت آنها
- شناخت دقیق داده‌ها و پاکسازیهای مورد نیاز
- کاهش حداکثری فعالیت‌های پروژه مهاجرت و انجام فعالیت‌های ممکن، پیش از مهاجرت
- برنامه‌ریزی دقیق و با جزئیات پروژه مهاجرت
- تدوین و اجرای طرح کنترل کیفیت پس از مهاجرت
- تدوین طرح جایگزین (پلن B) یا طرح بازگشت (roll back) به‌منظور استفاده در موارد پیش‌بینی‌نشده
- برنامه‌ریزی و اجرای پروژه مدیریت تغییر همکاران (قبل و بعد از مهاجرت)
- با انجام موارد فوق می‌توان ریسک‌های پروژه مهاجرت بیگ‌بنگ را به حداقل رساند، اما با انتخاب این روش، همیشه باید آمادگی مواجهه با پیش‌بینی‌نشده‌ها و اتخاذ بهترین تصمیم ممکن، در کوتاه‌ترین زمان را داشت. در ادامه این یادداشت می‌خواهیم به این موضوع بپردازیم که وقتی در مهاجرت بانک سپه به روش بیگ‌بنگ رسیدیم، چگونه برای رفع مسائل احتمالی، برنامه‌ریزی کردیم؟
مهاجرت سامانه بانکداری متمرکز بانک سپه، چالش‌ها و رویکردهای یک بیگ‌بنگ
بانک سپه را با عنوان قدیمی‌ترین بانک ایرانی می‌شناسیم. این بانک پس از فرازوفرودهای فراوان، در بهمن‌ماه ۱۳۹۶ مناقصه تامین راهکار جامع بانکداری متمرکز را برگزار کرد و درنهایت با طی تشریفات مناقصه و انتخاب برنده، این پروژه رسما از فروردین‌ماه ۱۳۹۸ آغاز شد. پروژه‌ای که می‌توان آن را در نوع خود یکی از حساس‌ترین، مهم‌ترین و بزرگ‌ترین پروژه‌های نرم‌افزاری در صنعت بانکی کشور نامید.
در روش مهاجرت بانک سپه به شیوه Big Bang قرار بود یک‌شبه بانکی با سابقه نزدیک به یک‌قرن متحول شود، به‌گونه‌ای که بانک، سامانه‌های عملیاتی قبلی خود را کنارگذاشته و از روز کاری بعد با مجموعه‌ای از سامانه‌های یکپارچه و به‌روز، فعالیت خود را از سر بگیرد.
اگر بخواهیم به تعبیر فنی‌تر صحبت کنیم طبق برنامه‌ریزی انجام‌شده، مقرر بود در بازه زمانی کمتر از ۲۴ ساعت، سامانه‌های قبلی بانک غیرفعال‌شده، داده‌ها به سامانه‌های جدید مهاجرت کنند و سامانه‌های جدید آماده بهره‌برداری شوند. درنتیجه علاوه‌بر فعالیت‌های معمول پروژه، اقدامات متعددی صورت گرفت تا این منظور حاصل شود. در ادامه فهرستی از مهم‌ترین این اقدامات تشریح می‌شود:
انجام دقیق و برنامه‌ریزی‌شده گام‌های قبل از مهاجرت
در پروژه بهره‌برداری سامانه جامع بانکی امید، تمامی گام‌های قبل از بهره‌برداری توسط دو تیم کارفرما و مجری، به‌دقت برنامه‌ریزی شد و در جلسات منظم مورد رصد قرار گرفت. در کنار آن، مجموعه‌ای از چک‌لیست‌ها تدوین شدند که تمامی پیش‌نیازهای بهره‌برداری در سطوح مختلف، در آنها دیده شد و توسط افراد مستقل، مورد پایش قرار گرفت. این چک‌لیست‌ها به‌نحوی تدوین شده بود که هر اقدام لازم قبل از بهره‌برداری را اعم از اینکه سمت مجری یا کارفرما باشد، در حوزه‌های مختلف فنی، زیرساختی، کسب‌وکاری، سیاست‌گذاری، اطلاع‌رسانی و… پوشش می‌داد.
شناسایی موانع و ریسک‌های پروژه مهاجرت و اتخاذ رویکرد مناسب برای مدیریت آنها
طبیعتا پروژه‌ای با این ابعاد، خالی از ریسک و مانع نیست. هرچند ریسک‌ها و موانع درونی به‌جای خود حائز اهمیت هستند، اما شناسایی و مدیریت آنها به‌نسبت ساده‌تر است. ازسوی‌دیگر، در این پروژه با مجموعه‌ای از ریسک‌های بیرونی جدید مواجه بودیم که سطح پیچیدگی پروژه را از آنچه بود، فراتر برد. مهم‌ترین آنها بحران جهانی بیماری کوید ۱۹ بود که در مهم‌ترین مقطع پروژه، کشور و جهان را درگیر کرد. اگر صرفا این موضوع را در کنار الزام به حضور طولانی‌مدت جمعی بیش از ۱۰۰ نفر در کنار هم و فعالیت در کوران مهاجرت و بهره‌برداری قرار دهیم، میزان ریسک آن آشکار می‌شود. تلاش شد با شناسایی دقیق و به‌موقع تمامی این ریسک‌ها و موانع و اتخاذ رویکردهای متناسب با هریک، آنها را به‌خوبی مدیریت کنیم.
شناخت دقیق داده‌ها و پاکسازیهای مورد نیاز
رکن اصلی پروژه‌های بیگ‌بنگ، داده‌ها هستند. این داده‌ها در سامانه‌های سنتی بسته به شرایط و استانداردهای زمان طراحی خود، ساختاردهی شده‌اند و بعضا در طول زمان نیز این ساختار، دستخوش تغییروتبدیل شده است. حال، این داده‌ها که در گذر زمان، حجم بسیار بالایی یافته‌اند باید به سامانه‌ای جدید با ساختار و نیازمندی داده‌ای متفاوت منتقل شوند، به‌نحوی‌که استمرار خدمات بانک، تضمین شود. برای این منظور دو زیرپروژه موازی، با هم انجام شد. از بعد اطلاعات پایه، یک تیم مستقل، فیلدبه‌فیلد اطلاعات مورد نیاز را دریافت‌کرده و در یک فعالیت عمدتا انسانی، آنها را پاک‌سازی، تکمیل و تبدیل به قالب مناسب سامانه جدید کردند. قالب داده‌های عملیاتی نیز در یک فرایند رفت‌وبرگشت و با لحاظ شرایط سامانه‌های مبداومقصد، مورد توافق قرار گرفت. سپس در گام اول، نمونه داده‌ها دریافت و به سامانه جدید، مهاجرت داده شد. خروجی این فعالیت، به‌همراه اطلاعات پایه، در قالب دموی مهاجرت به رویت و تائید کارفرما رسید و درخصوص نواقص و مشکلات داده‌ها تصمیم‌گیری شد. در گام بعد، تمامی داده‌ها به سامانه جدید مهاجرت داده شد و مجددا مورد بررسی قرار گرفت. درنهایت در یک مانور زمان‌بندی‌شده، تمام داده‌ها این‌بار در زمان‌بندی مشخص و از قبل برنامه‌ریزی‌شده از سامانه‌های قبلی دریافت و به سامانه جدید مهاجرت داده شد.
برنامه‌ریزی دقیق و با جزئیات پروژه مهاجرت
در این پروژه، ابتدا برنامه کلان، تهیه و به تصویب ارکان پروژه رسید. در ادامه، برنامه تفصیلی هر فاز تدوین شد. این برنامه در شروع هر فاز مورد بازنگری قرار می‌گرفت تا متاثر از نتایج و تجربیات فازهای قبلی، روزآمد شود. اما مهم‌ترین بخش برنامه‌ریزی پروژه را شاید بتوان برنامه عملیات مهاجرت و بهره‌برداری دانست. برنامه‌ای با جزئیات بسیار زیاد به‌نحوی‌که برای حدود ۲۴ ساعت فعالیت، نزدیک به ۴۰۰ گام تدوین شد و دقت زمان‌بندی گام‌ها در حد ۱۵ دقیقه بود. این برنامه، اطمینان‌پذیری فعالیت مهاجرت بیگ‌بنگ را تا حد زیادی بالا برد.
تدوین و اجرای طرح کنترل کیفیت پس از مهاجرت
در پروژه سامانه جامع بانکی امید، طرح‌های کنترل کیفیت در سه سطح خدمات الکترونیکی ارائه‌شده به مشتریان، تعاملات با سامانه‌های نهادهای حاکمیتی و سازمان‌های همکار و نیز خدمات شعب تدوین شد و پس از بهره‌برداری، در زمان‌های تعیین‌شده و توسط تیم‌های معین، اجرا و نتایج آن گزارش شد. برنامه مهاجرت به‌نحوی تنظیم شده بود که اولین روز پس از بهره‌برداری، مصادف با تعطیلی رسمی باشد. در این روز، همکاران منتخب تمامی شعب بانک، سرکار حاضرشده و سناریوی پیش‌بهره‌برداری تدوین‌شده را اجرا کردند.
تدوین طرح جایگزین (پلن B) یا طرح بازگشت (roll back)
به‌منظور استفاده در موارد پیش‌بینی‌نشده، سخت‌ترین مرحله برنامه‌ریزی پروژه، تدوین طرح بازگشت بود. هیچ‌یک از ارکان پروژه قلبا مایل نبودند به این موضوع فکر کنند. اما داشتن طرح بازگشت برای چنین پروژه‌ای با این ابعاد و اهمیت، یک ضرورت بود. درنتیجه طرح بازگشت نیز تدوین و در جلسات کارشناسی و مدیریتی مورد بررسی‌وتصویب قرار گرفت. در این طرح، شرایط منجر به بازگشت نیز پیش‌بینی‌وتدوین شده بود تا همه ابزارهای لازم تصمیم‌سازی در مقطع زمانی حساس مهاجرت، از قبل تامین شده باشد.
برنامه‌ریزی و اجرای پروژه مدیریت تغییر کاربران سامانه (قبل و بعد از مهاجرت)
هرچند این موضوع به‌عنوان آخرین بند این نوشتار آمده، اما به‌هیچ‌وجه نمي‌توان آن را کم‌اهمیت انگاشت. موفقیت چنین پروژه‌ای بی‌شک در گرو همکاری موثر کاربران سامانه جدید خواهد بود. زمانی که این نکته را نیز در نظر بگیریم که کاربران این سامانه نزدیک به ۱۵ هزار نفر هستند، اهمیت موضوع دوچندان خواهد شد. از ابتدای پروژه و به‌موازات فعالیت‌های اصلی، طرح تحول سازمانی نیز پیش‌بینی شد. آموزش سامانه‌ها یکی از گام‌های اصلی پروژه درنظر گرفته شده بود، اما با رویکرد فرهنگ‌سازی و آمادگی تغییر، ابعاد آموزش، فراتر از یادگیری صرف سامانه رفت و مدرسان سامانه‌ها تبدیل به سفیران تحول شدند. در کنار آن از ظرفیت مطبوعات داخلی بانک نیز به‌نحواحسن استفاده شد و در مقاطع زمانی مختلف، اطلاع‌رسانی و آشناسازی همکاران بانک با پروژه، ابعاد و اهمیت آن، از این طریق انجام شد. همچنین به‌منظور آمادگی همکاران، جهت استفاده از سامانه‌های جدید، چندین مرحله مانور بهره‌برداری با جزئیات و سناریوی مشخص برنامه‌ریزی و اجرا شد.
مجموعه آنچه صورت گرفت، در کنار عزم و انگیزه تمامی ارکان پروژه، سبب شد تا با اطمینان کافی گام در عملیات مهاجرت و بهره‌برداری بگذاریم و انفجار عظیم پروژه به شکل مطلوب، مدیریت‌شده و درنهایت نظام جدید نرم‌افزاری در بانک سپه مستقر شود. نظامی که کمک خواهد کرد قدیمی‌ترین بانک کشور که پس از طرح ادغام، تبدیل به بزرگ‌ترین بانک کشور نیز شده، بتواند همگام با شرایط و نیازمندی‌های روز کشور و دنیا به‌پیش برود.
منبع: ماهنامه عصر تراکنش
داتین
راهکارها
سرمایه‌های انسانی
ارتباطات