از یک طرف بزرگشدن اندازه شرکتها و توسعه آنها، باعث شده پیچیدگی عملیات و فرایندها افزایش پیدا کند و از طرف دیگر انجام تحلیلهای دقیق با روشهای سنتی، دشوار و زمانبر است و نتایج بهدستآمده از بررسیهای دستی، بهقدر کافی مطمئن و قابل استناد نخواهند بود. در چنین شرایطی بهکارگیری یک سیستم ERP برای مدیریت یکپارچه و اتوماتیک فرایندهای سازمان بیش از پیش اهمیت مییابد. کارشناسان بر این باورند که راهکار نرمافزاری مدیریت منابع سازمانی نه تنها در حوزه سازمانها و بانکها کارایی دارد؛ بلکه باعث میشود فرایندهای درون سازمان اصلاح و به بهترین شکل ممکن انجام شود. درمقابل، درصورتی که ارزیابی و اصلاح فرایندهای اشتباه در سازمان وجود نداشته باشد، نمیتوان ساختاری برای چابکسازی آنها در نظر گرفت.
در هر حال باید گفت وجود نگاه سیستمی در سازمانها موضوع جدیدی نیست و از بدیهیات به شمار میرود. آنچه در این میان اهمیت دارد، ساخت بنایی جدید و اضافهشدن ویژگیهای بدیع به ERP است. بهطور کلی نگاه سیستمی از عناصر مختلفی تشکیل شده که قرارگرفتن این عناصر در کنار یکدیگر باعث ارتقای یک سازمان میشود و درصورت نبود نگاه سیستمی، سازمان با چالشهای مختلفی مواجه خواهد بود که از جمله آن میتوان به عدم مدیریت منابع، افزایش هزینه انجام کارها و نبود اولویتبندی در یک سازمان اشاره کرد.
بررسی وضعیت نگاه سیستمی در ایران
شاهین طبری، رئیس هیئتمدیره شرکت چارگون، ضمن تشریح لزوم وجودERP در نهادهای مالی بر این باور است که سیستمهای ERP در ایران بهصورت نیاز پایه وجود دارد و انتظار میرود بنایی روی آن ساخته شود که از جمله آن میتوان به اضافهشدن هوش مصنوعی، پیوستن سیستمها به یکدیگر، بهرهجستن از یکپارچگی و تعاملپذیری با زیرساختهای کشوری، پیوستن زیرساختها به یکدیگر و درنهایت ایجاد زیستبوم فناوری کسبوکار اشاره کرد.
بر این اساس، طبری در پاسخ به این سوال که نگاه سیستمی در نهادهای مالی به چه میزان وجود دارد و در نبود این نگرش، چه آسیبهایی به سازمان تحمیل میشود، به فصلنامه فناوریهای مالی توضیح داد: «نهادهای مالی و بهخصوص نظام بانکی سالیان سال است که بهواسطه قوانین و آییننامههای بیش از اندازه و محافظهکارانه، از سیستمهای فناوری اطلاعات استفاده میکنند. اگر منظور از نگاه سیستمی نگاهی است که هدف آن فقط زیرساخت داشتن برای مکانیزهکردن اطلاعات باشد، باید گفت چنین نگاهی برای سالی که در آن قرار داریم، قدیمی است و حرف جدیدی نیست. این هدف سالیان دور والا بود و اکنون از بدیهیات است. بنابراین باید گفت نگاه سیستمی وجود دارد و وجود آن هنر خاصی نیست.»
او درمورد اینکه وضعیت نگاه سیستمی در دنیا چگونه است، اظهار کرد: «طرح این سوال ضروری است که چه فرصتهای فوقالعادهای در سال ۲۰۲۳ در جهان در حوزههای مختلف از جمله حوزه بنکینگ وجود دارد که از آن غافل هستیم؟ در ایران قوانین از طریق نظام فناوری اطلاعات پیادهسازی میشود و در این حوزه نیز شرکتهای موفقی فعالیت میکنند. اما سوالی که وجود دارد این است که آیا استفادهکنندگان نظام بانکی از این نظامهای مکانیزه استفاده میبرند؟ آیا محوریت مجموعه نظامهای بانکی بر مبنای ایجاد خلق ارزش برای کاربر و مشتری است یا هدف آنها تنها مکانیزهکردن فرایندهایی است که در سالیان قبل بهصورت دستی انجام میشد؟ باید بررسی شود که آیا فناوری اطلاعات در دنیا به همین شکل انجام میشود یا اینکه صحبتها فراتر از این است.»
رئیس هیئتمدیره شرکت چارگون با تاکید بر اینکه در ایران سیستمهای ERP یا به عبارت دیگر سامانههای مکانیزه مانند بسیاری از کشورها بهعنوان زیرساخت پذیرفته شده و در بسیاری از سازمانها سالهاست بهعنوان زیرساخت پیادهسازی شدهاند، گفت: «درواقع سیستمهای ERP بهصورت نیاز پایه وجود دارند و انتظار میرود بنایی روی آن ساخته شود که از جمله آن میتوان به اضافهشدن هوش مصنوعی، پیوستن سیستمها به یکدیگر، بهرهجستن از یکپارچکی و تعاملپذیری با زیرساختهای کشوری، پیوستن زیرساختها به یکدیگر و درنهایت ایجاد زیستبوم فناوری کسبوکار اشاره کرد.»
طبری در پایان با تاکید بر اینکه ایجاد ساختار تعاملپذیر میتواند به افقهای جدید و خلق ارزشهایی مانند ارائه خدمات کاملا شخصیسازیشده برای کاربر نهایی سیستم شود، عنوان کرد: «با این روش میتوان به ارائه خدمات نوین فکر کرد. خدماتی که کاملا بر اساس الگوی زندگی تکتک کاربران (چه در داخل و چه در خارج از سازمان) بوده و کیفیت زندگی افراد را بالا برده و برای سهولت و دردسترس قرارگرفتن بیشتر فرایندهای اداری (مانند اخذ وام) پشت کاربری ساده سیستم، پنهان میشود. ایجاد ارزشهای نوین برای کاربران و رسیدن به اهداف جدید با روشهای قدیمی رخ نمیدهد اما با هایپراتوماسیون و ایجاد زیستبوم کسبوکار، شدنی است.»
تشریح پنج عنصر اصلی سیستم
از سوی دیگر محمدرضا حدادی، مدیرعامل برید بر این نکته تاکید دارد که در سازمانی که تفکر سیستمی وجود نداشته باشد، اساسا استراتژی بیمعناست. به گفته حدادی مهمترین رویکردی که میتواند سازمانها را به سمت نگرش سیستمی سوق دهد، هدفگذاری است. او که بر این باور است هر سیستم پنج عنصر اصلی دارد و شامل ورودیها، پردازش، خروجیها، بازخورد و محیط سیستم میشود، در گفتوگو با فصلنامه فناوریهای مالی به تشریح هر کدام از این عناصر پرداخته است.
حدادی درمورد اینکه نگاه سیستمی در نهادهای مالی به چه میزان وجود دارد، توضیح داد: «اگر منظور از نهادهای مالی بخشهای مالی و اداری یا پشتیبانی سازمانها هستند پاسخ این سوال را با استفاده از تئوری تفکر سیستمی مدلسازی میکنم. در وهله اول باید دید آیا عناصر یک سیستم در این بخشها در سازمان وجود دارد یا خیر؟ هر سیستم پنج عنصر اصلی دارد که شامل ورودیها، پردازش، خروجیها، بازخورد و محیط سیستم میشود.»
او با بیان اینکه در اکثر سازمانها ورودیهای بخشهای مالی و پشتیبانی تقریبا مشخص است اما تعریف درستی ندارد، اظهار کرد: «یعنی اگر بگوییم ورودیها چیست معمولا سازمانها یک جواب کلی دارند اما اگر بخواهند این ورودیها را دقیقا تعریف کنند، بسیار چالشبرانگیز خواهد شد؛ درنهایت در شرایط ایدهال به تعدادی فرم خواهیم رسید که اولا قوانین و روابط آن بهدرستی مشخص نیست و ثانیا بسیاری استثنائات در آنها وجود دارد که بعضا حجم آن بسیار بیشتر از قواعد است. نکته مهم دیگر این است که یک سازمان مجموعهای از سیستمهای مختلف بوده و بنابراین ورودی یک سیستم، خروجی یک سیستم دیگر است. در این حالت به نظر من اکثر سازمانها وضعیت مناسبی ندارند.»
مدیرعامل برید با تاکید بر اینکه یک سیستم ورودیها را پردازش میکند، عنوان کرد: «معمولا این عنصر در سازمانها از بلوغ بیشتری برخوردار است. سازمانها برای پردازش ورودیهای هر بخش دستورالعملها و آییننامههای لازم را تعریف میکنند و حتی این پردازشها در سازمانهایی که این دستورالعملها را به شکل تدوینشده ندارند، بهصورت تلویحی جا افتاده است.»
حدادی با بیان اینکه مهمترین عنصر یک سیستم، خروجی آن است، توضیح داد: «درحقیقت هدف از ایجاد یک سیستم خروجی آن است. درواقع زمانی که یک سیستم را طراحی میکنیم ابتدا به خروجیهای آن سیستم نگاه و سپس بقیه عناصر را طراحی میکنیم تا به خروجی مطلوب برسیم. سازمانها در این بخش دچار عارضه بسیار جدی هستند و این نکته به هدفگذاری سازمانها برمیگردد. معمولا سازمانها هدفگذاری مشخصی ندارند و اگر هم داشته باشند، ساختار شکست درستی برای اهداف خود ندارند؛ بنابراین خروجیهای درستی برای سیستمهای خود تعریف نمیکنند. این بخش تقریبا در سازمانها نابالغترین بخش است.»
او با تاکید بر اینکه زمانی که در یک سازمان هدف مشخص و دقیقی وجود ندارد، خروجی سیستمهای آنها درست مشخص نشده و نمیتوانند بازخورد مناسبی داشته باشند، گفت: « چرخه بازخورد در سازمانها بسیار ضعیف است، زیرا شاخص مناسبی برای سنجش وجود ندارد. درمورد محیط سیستم نیز باید گفت که در اکثر سازمانهایی که من با آنها مواجه هستم، تعریف مشخصی از سیستم ندیدهام. بنابراین محیط و نقش آن و تاثیر در سیستمها را نیز بهدرستی نمیتوانم ارزیابی کنم. تاثیر محیط سیستم بر سیستم در سازمانها بیشتر شهودی و سلیقهای است تا بر اساس تحلیل مشخص. فکر نکنیم وقتی در یک سازمان سیستمهای مختلفی راهاندازی شده به این معناست که در آن سازمان، تفکر سیستمی وجود دارد، خیر! عموما نرمافزارهای موجود، همان تفکر غیرسیستمی را مکانیزه میکنند. وقتی گفته میشود یک سیستم راهاندازی شده باید عناصر اصلی یک سیستم بهدرستی تعریف و راهاندازی شده باشد.»
مدیرعامل برید به این سوال که سازمانهای بدون تفکر سیستمی، چگونه به حیات خود ادامه میدهند؛ پاسخ داد: «معمولا در چرخههای حیاتی سازمانها تفکر سیستمی بیشتر رسوخ کرده و در چرخههای حیاتی، سیستمها از بلوغ بیشتری برخوردارند. نکته بعدی اینکه با نبود تفکر سیستمی، سازمانها به چرخه حیاتی خود ادامه میدهند ولی با اثربخشی بسیار کمتر و هزینه بسیار بیشتر.»
چه آسیبهایی در نبود نگرش سیستمی به سازمان تحمیل میشود؟
حدادی در ادامه درمورد آسیبهایی که در نبود نگرش سیستمی به سازمان تحمیل میشود نیز توضیح داد: «در سازمانی که تفکر سیستمی وجود نداشته باشد اساسا استراتژی بیمعناست. درواقع سازمانها یا استراتژی ندارند یا اگر هم داشته باشند روی کاغذ است نه اجرایی؛ از سوی دیگر اگر هم اجرایی باشد بسیار ناقص است. باید گفت سازمانی که تفکر سیستمی ندارد نمیتواند بهدرستی منابع خود را مدیریت کند. از سوی دیگر هزینه انجام کارها در سازمانها بسیار بالاست. سازمانها بدون تفکر سیستمی پرت منابع بسیار زیادی دارند، کارهای بیهوده زیادی انجام میدهند و کارهای مهمی را نیز انجام نمیدهند. بدون سیستم، مکانیزم اولویتبندی در سازمانها قابل اجرا نیست.»
او با تاکید بر اینکه اگر تفکر سیستمی در سازمانها جاری نباشد، اطلاعات و گردش اطلاعات در سازمان بسیار ناقص و غیرقابل اتکا است، عنوان کرد: «در این شرایط حتی اگر هم بخواهیم نمیتوانیم بر اساس اطلاعات، تصمیمگیری کنیم. بدون تفکر سیستمی ارزیابی یک سازمان امکانپذیر نیست. بنابراین ما ارزیابی درستی از روند کاری سازمان نداریم و نمیتوانیم نقاط ضعف، قوت یا نقاط قابل بهبود سازمان را بهدرستی تشخیص دهیم و همین امر باعث خواهد شد بهرهوری سازمان و از آن مهمتر اثربخشی فعالیتهای یک سازمان روند توسعهای نداشته باشد و سازمان دچار ایستایی زیادی شود. هرچه سازمان بزرگتر، پیچیدگیهای آن نیز بیشتر میشود و بدون تفکر سیستمی نمیتوان سازمان را بهدرستی اداره کرد. چون ذهن انسان توان مدیریت این حجم از پیچیدگی را ندارد.»
مدیرعامل برید در پاسخ به این سوال که نگرش سیستمی چگونه نهادها را دربرابر آسیبهای مذکور مصون خواهد داشت، گفت: «ما معمولا به شکل طبیعی عادت داریم که مشکلات خود را بر گردن محیط یا عوامل محیطی بیندازیم. البته در مواردی واقعا هم همینطور است. اما تفکر سیستمی باعث میشود ما نقش خود را در مشکلات بیشتر و دقیقتر شناسایی و حتی میزان تاثیر عوامل محیطی را بیشتر بررسی کنیم. تفکر سیستمی باعث میشود که در کنار رخدادهای لحظهای الگوهای تغییرات را بیشتر شناسایی کنیم. یعنی میتوان رخدادها را تبدیل به الگوها کرد نه اینکه به آنها به شکل ناگهانی نگاه کنیم.»
اهمیت هدفگذاری در نگرش سیستمی
حدادی در ادامه با بیان اینکه مهمترین رویکردی که میتواند سازمانها را به سمت نگرش سیستمی سوق دهد هدفگذاری است، اظهار کرد: «هدفگذاری قبل از تفکر سیستمی قرار دارد. اگر سازمانی اهداف خود را بهصورت دقیق مشخص کرده باشد و تلاش خود را برای دستیابی به آن اهداف معطوف کند خواهناخواه به سمت تفکر سیستمی خواهد رفت. اولین چالشی که سازمانهای ما دارند، نداشتن یک لیست اهداف مشخص و قابل ارزیابی است.»
او نبود نگرش سیستمی در سازمانها را ناشی از نداشتن ابزارها یا استانداردها دانست و گفت: «سازمانهای ما تا حدودی در ابزارها و استانداردها زیادهروی کرده و حتی گاهی هزینههای بسیار سنگینی میکنند؛ ولی این ابزارها و استانداردها تا زمانی که در استخدام یک هدف مشخصی قرار نگیرند، هیچ فایدهای نخواهند داشت، بلکه بیشتر باعث مکانیزمهای نادرست، بروکراسی و هزینههای بیشتر میشوند. آن چیزی که مدیران ما نیاز دارند، رویکرد مدیریت بر مبنای هدف است نه ابزار و استاندارد.»
مدیرعامل برید به این سوال که راهکارهای ERP در کجای این موارد قرار گرفته، پاسخ داد: «نمیخواهم مناقشهای روی اصطلاحات داشته باشم، اما استفاده از کلمه ERP در سازمانهای موجود را اصلا مناسب نمیبینم. آنچه که ما درحال حاضر در سازمانها میبینیم بیشتر یک سیستم جامع است تا ERP . اگر منظور شما از ERP به معنای مدیریت منابع است، هیچ یک از سیستمهای جامعی که در سازمانها راهاندازی میشود به معنای مدیریت منابع نیست.»
چالشهای راهاندازی یک سیستم جامع و یکپارچه در سازمانها
حدادی در ادامه درمورد چالشهای راهاندازی یک سیستم جامع و یکپارچه در سازمانها عنوان کرد: «سیستم جامع و یکپارچه واقعا نیاز به تغییر نگرش دارد و عمده سازمانها و مدیران زیر بار این تغییر نگرش نمیروند. راهاندازی این سیستمها بسیاری از فرایندهای موجود را دچار تغییرات اساسی میکند و از همین رو با مقاومت بسیار سنگین سازمانی مواجه میشود. از یک طرف حجم قواعد و استثنائات آن در سازمانها زیاد است و از طرف دیگر در اغلب سازمانها تدوین نشدهاند. همین امر باعث هزینههای بسیار زیادی در راهاندازی این سیستمها میشود.»
به گفته او، راهاندازی سیستمهای جامع باعث کاهش قدرت کانونهای غیررسمی قدرت در سازمانها میشود و همین امر کار راهاندازی این سیستمها را بعضا با شکست مواجه میکند. در اغلب سازمانها مدیران بنا به دلایل بسیار متنوع خود بهرهبردار سیستم نیستند، بنابراین انگیزه لازم برای حمایت از راهاندازی این سیستمها را ندارند.
به نظر میرسد در دنیای امروز اگرچه وجود ERP در یک سازمان و نهاد مالی ضروری است اما کافی نیست. یک بررسی اجمالی نشان میدهد که نگاه سیستمی در ایران نسبت به نقاط دیگر جهان عقبماندگیهایی دارد که باید جبران شود، چراکه بدون تفکر سیستمی ارزیابی یک سازمان امکانپذیر نیست و باید به این نکته توجه کرد که هرچه سازمان بزرگتر میشود، پیچیدگیهای آن نیز بیشتر میشود و بدون داشتن تفکر سیستمی نمیتوان سازمان را بهدرستی اداره کرد.
داتین
راهکارها
سرمایههای انسانی
ارتباطات